Використання формул. Побудова діаграм

Без формул програма Ехсеl майже нічим не відрізнялась би від звичайного текстового редактора. Адже саме можливість вводити прості та складні формули і миттєво отримувати результати їх обчислення робить Ехсеl зручним і незамінним інструментом для виконання фінансових, інженерних, статистичних та інших розрахунків.

Числа,  введенні в комірки, за допомогою формул можна складати, віднімати, множити і ділити. Ці операції здійснюються з використанням арифметичних операторів, що вводяться у формули, зокрема операторів додавання (+), віднімання (-), множення (*) та ділення (/). Формули можуть містити наступні елементи: числа, текст, арифметичні і логічні оператори,  посилання на комірки, а також вбудовані функції Ехсеl. Вихідні дані для розрахунків можна поміщати в одні комірки, а формули – в інші, що дозволяє побачити, як зміна даних впливає на результати їх обчислення. Результат обчислення формули відображається безпосередньо в клітинці, куди введена ця формула. Саму формулу можна побачити в рядку формул, якщо встановити табличний курсор в клітинці з формулою.

Щоб показати програмі, що в комірку вводиться не числове значення або текст, а формула, потрібно перед першим символом формули поставити знак (=).

Формули можуть містити довільну кількість операторів – як однотипних, так і різних. Послідовність виконання операторів залежить від пріоритету оператора. Найбільший пріоритет має оператор піднесення до степеня  (^), а найменший  - оператори логічного порівняння (<, >). Виконавши операцію піднесення до степеня у формулі, Ехсеl обчислює вираз в дужках, після чого виконує множення і ділення, потім – додавання і віднімання, і тільки після цього інші операції. Якщо ж формула містить декілька операцій множення і ділення, вони виконуються послідовно, зліва направо. Застосовуючи дужки, можна змінити порядок виконання операцій.

У формулах допускається використовувати тільки круглі ( ) дужки. У формулах можна також використовувати вкладені дужки. В цьому випадку важливо, щоб кількість відкритих дужок дорівнювала кількості закривних.

В Ехсеl  є два способи введення формул в комірки робочого аркуша:

1)      ввести оператори та адреси комірок вручну.

Наприклад, потрібно в комірку С3 потрібно ввести формулу =А3+В3. Для цього потрібно розмітити табличний курсор в клітинці С3, ввести символ “=”. Далі з допомогою клавіатури, ввести А3+В3. Під час введення формули посилання на комірки та межі навколо окремих комірок позначаються різними кольорами. Після завершення ведення формули натиснути на Enter .

2)      ввести тільки оператори, а адреси комірок вказати за допомогою миші або клавіш керування курсором.

Цей метод дозволяє знизити ймовірність появи помилок, оскільки адреси комірок не доводиться набирати вручну.

Послідовність дій:

1.                 Активізувати комірку, до якої треба ввести формулу.

2.                 Ввести в комірку символ “=”.

3.                 Клацнути мишею на клітинці, адреса якої повинна з’явитися у формулі. Можна навіть вказати комірку, яка знаходиться на іншому робочому аркуші. Посилання на цю комірку з’явиться у формулі, а також у рядку формул.

4.                 Ввести арифметичний оператор.

5.                 Клацнути мишею на наступній клітинці, значення якої бере участь у обчисленні.

6.                 Натиснути на Enter.

Формула, що набирається в електронній таблиці, відображається у рядку формул.  Після команди введення формули (натискання клавіші “=” ) у рядку формул з'являються нові кнопки. Клацання по кнопці з червоним хрестиком скасовує внесені до формули зміни, а клацання по кнопці з зеленою «галочкою» дає команду на виконання формули, записаної у комірці. Завершити введення формули можна натисканням на клавішу Enter, або переміщенням курсора до іншої комірки або клацанням по кнопці з зеленою галочкою в рядку формул.

Після команди введення запис формули в комірці зникає і з'являється результат її виконання або повідомлення про помилку. Відредагувати введену формулу можна як звичайний текст, введений до комірки.

Не має значення, малими чи великими літерами набирається формула. Програма Excel автоматично перетворює всі літери на великі, як тільки подається команда на виконання обчислень.

Якщо одну і ту саму формулу потрібно ввести у суміжні комірки, зручно скористатись маркером заповнення. Для цього треба активізувати комірку з початковою формулою і протягти маркер через комірки, до яких потрібно скопіювати формулу. До цих комірок будуть занесені копії формул з потрібними адресами, а зміст комірок буде розрахований за цими формулами.
 Побудова діаграм

Діаграми призначені для графічного відображення числових даних у таблицях.

Діаграми поділяються на стандартні (найбільш поширені) та нестандартні (використовуються зрідка).

Є багато типів стандартних діаграм: гістограма, графік, кругова, точкова, з областями, кільцева, біржова, циліндрична, конічна тощо. Кожний тип стандартної діаграми має декілька різновидів. З нестандартних використовують такі: блоки з областями, блакитна кругова, дерев’яна.

Найчастіше будують кругові, точкові, стовпчикові стандартні діаграми різних видів.

Розглянемо три основні види діаграм.

Кругова діаграма відображає один виокремлений рядок чи стовпець числових даних з таблиці у вигляді круга з секторами. Вона демонструє співвідношення частин і цілого, де ціле відповідає 100%. Є декілька різновидів кругових діаграм.

Точкова діаграма  призначена для побудови традиційних математичних графіків. Для цього ж призначена діаграма-графік. На одній координатній площині можна побудувати графіки відразу декількох функцій. Заноситимемо значення аргументу в перший стовпець, а значення функцій – в другий, третій тощо. Тоді перший виокремлений стовпець у таблиці програма інтерпретуватиме як вісь Х, інші – як значення одного чи кількох функцій уздовж вертикальної осі. Кількість рядків саме у такій таблиці повинна бути більшою, ніж кількість стовпців (стовпців є два для однієї функції, три – для двох функцій і т.д.).

Гістограма (стовпцева діаграма) показує числові дані з вибраних стовпців таблиці у вигляді стовпчиків. Її найчастіше використовують для ілюстрації змін у часі чи просторі.

Усі діаграми (крім кругової) мають дві осі: горизонтальну – вісь категорій, вертикальну – вісь значень. Об’ємні діаграми мають третю вісь – вісь рядів.

Діаграма складається з багатьох елементів. Нижче наведено ті, назви яких можна прочитати на екрані, навівши на елемент курсор:

·           Область об”єкта діаграми

·           Область побудови діаграми

·           Легенда

·           Заголовок діаграми

·           Вісь ряду даних

·           Вісь категорій

·           Вісь значень

·           Ряд

·           Назва осі значень

·           Назва осі категорій

·           Стіни, кути (в об’ємних діаграмах).

Елементи діаграми є об’єктами, над якими визначені дії переміщення та дії з контекстного меню. За допомогою контекстного меню найчастіше виконують команду Формат елемента. За її допомогою можна, зокрема, замалювати рамку, в якій є елемент, деяким кольором чи текстурою.

Діаграми будують програмою, яка називається Майстер діаграм. Її можна запустити двома способами:

¨    Натисканням на кнопку Майстер діаграм на панелі інструментів;

¨    Командами з меню Вставити → Діаграму.

Рекомендують перед запуском майстра виокремлювати діапазони з даними, які треба графічно відобразити. Це  зазвичай, суміжні рядки чи стовпці (часто з назвами). Щоб виокремити несуміжні діапазони, потрібно натиснути на клавішу Ctrl.

Під керівництвом майстра виконують чотири кроки.

Крок 1: вибирають тип і вигляд діаграми.

Крок 2: задають діапазони з даними (якщо вони не були вибрані).

Крок 3: задають параметри (підписи, легенду) діаграми.

Крок 4: зазначають куди заносити діаграму (на окрему чи поточну сторінку).

Щоб перейти до наступного кроку, натискають на кнопку Далі, а щоб повернутися назад – на кнопку Назад.

Можна пропустити один чи два кроки, натискаючи відразу на кнопку Далі, щоб завершити роботу майстра діаграм і отримати діаграму, натискають на кнопку Готово.

Зміни у створеній діаграмі можна зробити за допомогою контекстного меню елементів, команди Діаграма або панелі інструментів з назвою Діаграма.

Тип діаграми можна будь-коли поміняти. Для цього діаграму треба вибрати, викликати майстра діаграм, вибрати інший тип і натиснути на кнопку Готово.