Сортування та фільтрація даних

• Сортування даних

Сортування – це зміна положення даних у списку відповідно до значення або типу даних. Якщо виникає потреба розташувати в алфавітному порядку дані, поставити в порядку зростання, то для цього на панелі інструментів є кнопки, що означають сортування від А до R, або від R до A.Також можна використати команду меню Дані → Сортування. Діалогове вікно Сортування діапазону призначене для вибору поля, на якому відбувається сортування (виділяємо комірки).

Правила сортування: 1)порожні комірки завжди вміщуються у кінець відсортованого списку;

2)числові типи даних сортуються від найменшого від'ємного до найбільшого додатного;

3)текстові типи даних сортуються познаково зліва направо;

4)текстові дані сортуються за таким порядком: спочатку цифри, потім пробіл та символи цифрових клавіш верхнього регістра, і тільки після цього літери у алфавітному порядку;

5)під час сортування логічних значень значення ЛОЖЬ ставиться перед значенням ИСТИНА.

• Фільтрація даних

В Excel ми можемо поміщати величезне число записів (максимальне число рядків робочого аркуша –65536). Однак не завжди треба відображати всі ці записи. Фільтрацією називається виділення підмножини набору записів.

Фільтрація – процес вибирання із таблиці рядків, що задовольняють певній умові.

Якщо говорити про критерії пошуку, то розрізняють прості та складені умови.

Прості – умови, створені з використанням операторів порівняння < , > , = і т.д.

Складені – це умови, побудовані з простих за допомогою логічних операцій  not (не),  and (і),  or (або).

В Excel передбачено два засоби фільтрації: автофільтр, та розширений фільтр.

Авто фільтр застосовується тоді, коли умова вибору стосується тільки одного стовпця або складається з умов щодо значень кількох стовпців, з’єднаних сполучником «і».

Розширений фільтр дозволяє застосувати складніші умови відбору, його використовують, якщо авто фільтр не дає результату. Фільтри обох типів застосовуються до таблиць, які в першому рядку містять заголовки стовпців.

Застосування авто фільтру:

1. Виділити таблицю.
2. Дані → Фільтр → Авто фільтр
3. Клацніть на кнопку з трикутною позначкою у назві того стовпця, на значення якого накладається умова. Оберіть умову фільтрації.

Типи умов фільтрації

Існує кілька типів умов фільтрації, що використовуються в автофільтрах. Розглянемо їх детальніше.

• Якщо потрібно відобразити об'єкти, певний параметр яких має певне значення, це значення слід вибрати у списку умов фільтрації. Наприклад, значення посади: директор, менеджер, бухгалтер, продавець.
• Якщо потрібно відобразити об'єкти, для яких значення певного параметра задовольняє рівнянню або нерівності (наприклад, посадовий оклад більше 3500 грн.), виберіть зі списку умов фільтрації значення (Умова...). На екран буде виведено вікно Користувацький автофільтр  з чотирма розкривними списками. У лівому верхньому вибирають знак операції порівняння (дорівнює, більше, менше тощо), а у правому верхньому — значення, яке можна розташувати справа від нерівності.
• Якщо ви хочете вибрати об'єкти, які за значенням певного параметра розміщуються серед певної кількості перших або останніх об'єктів, то зі списку умов фільтрації виберіть (Перші 10...). Розкривні списки у вікні, що відкривається дозволяють вказати, скільки саме об'єктів вибирати, а також за якими значеннями — найбільшими чи найменшими. Наприклад, виберемо 5 працівників з найменшим окладом.

Після застосування автофільтра відображатимуться лише ті рядки, що задовольняють умові фільтрації, а решту буде приховано. Номери рядків, які залишилися, відображатимуться синім кольором, так само, як і кнопка у назві того стовпця, за значеннями якого виконано фільтрування — це і є ознакою того, що до таблиці застосовано автофільтр.

Відфільтрувавши таблицю за якимось параметром, ви можете накласти додаткову умову на значення іншого параметра. У такий спосіб відбирають рядки за складеними умовами, з'єднаними сполучником «і», наприклад: «знайти прізвища працівників, що є продавцями і народилися пізніше 1 січня 1980 року».

Щоб скасувати фільтрацію рядків таблиці за певним параметром, потрібно клацнути синю кнопку ▼ у клітинці з назвою відповідного стовпця та вибрати з розкривного списку пункт Усі.

Використання розширеного фільтра

Нагадаємо, що автофільтр дозволяє відбирати рядки таблиць далеко не за кожною умовою. А саме, автофільтр не дасть результату, коли умова є складеною і справедливе будь-яке з таких тверджень:

• частини умови, що стосуються різних параметрів, з'єднані сполучником «або»;
• значення якогось параметра мають задовольняти умові, що складається більш ніж із двох частин.

У таких випадках застосовують розширений фільтр, який дає змогу записати критерій відбору рядків у вигляді окремої таблиці. Її створюють за тими ж правилами, що і критерій у функціях для роботи з базою даних: умови, з'єднані сполучником «і», записують в одному рядку критерію, а з'єднані сполучником «або» — у різних.

Загалом алгоритм застосування розширеного фільтра такий.

1. У порожніх клітинках аркуша створіть критерій фільтрації.
2. Виберіть команду Дані ► Фільтр ► Розширений фільтр. Буде відображено вікно Розширений фільтр.
3. У полі Вихідний діапазон укажіть діапазон, де розміщується таблиця, а в полі Діапазон умов — діапазон критерію і клацніть кнопку ОК.

Після застосування розширеного фільтра відображатимуться тільки ті рядки, що відповідають його критерію, а їхні номери матимуть синій колір. Щоб скасувати фільтрування, виконайте команду Дані ► Фільтр ► Відобразити все.