Використання функцій табличного процесора

Без формул програма Ехсеl майже нічим не відрізнялась би від звичайного текстового редактора. Адже саме можливість вводити прості та складні формули і миттєво отримувати результати їх обчислення робить Ехсеl зручним і незамінним інструментом для виконання фінансових, інженерних, статистичних та інших розрахунків.

Використання функцій

Функція – це створена заздалегідь формула, що виконує певні обчислення.

Наприклад, перетворює двійкове число на десяткове, повертає поточну дату або час, перетворює малі літери на великі, підраховує кількість символів у рядку та ін.

За допомогою функцій великі і складні формули можна зробити легкими і зрозумілими. Кожна функція має свій власний синтаксис (правила запису), якого слід дотримуватись, щоб програма працювала як належить.

Структура функції

Введення функції починається зі знаків “=”, “+” або  “”. Усі функції програми Ехсеl складаються з двох основних частин – імені функції і аргументів. Аргументи  функцій задаються в круглих дужках, що йдуть безпосередньо за ім’ям функцій. Функція може мати один, декілька чи не мати жодного аргументу. Аргументом може бути діапазон комірок, наприклад функція  =SUM(A1:A5) знаходить суму значень, які містяться в комірках діапазону A1:A5. Якщо функція має декілька аргументів, вони відокремлюються один від одного крапкою з комою, наприклад функція  =SUM(A1:A5; В1:В5; С1:С5) підсумовує усі значення, що міститься в зазначених діапазонах. Наявність круглих дужок під час уведення функції є обов’язковою, навіть якщо функція не має аргументів.

Якщо розширити діапазон комірок, який є аргументом функції, додавши до нього комірку з іншим значенням, формул буде автоматично пере обчислена з врахуванням доданого значення.

Крім посилань на комірки і діапазони, аргументами функції можуть бути константи, текстові рядки, імена комірок і діапазонів, математичні і логічні вирази, масиви, значення помилок і навіть інші функції. Якщо як аргумент використовується інша функція (вона називається вкладеною), то спочатку Ехсеl обчислює значення вкладеної функції, а потім використовує його як аргумент до зовнішньої функції. У формулах можна використовувати до семи рівнів вкладення функцій.

Способи введення функцій

1)                 Введення вручну. Щоб ввести функцію вручну, потрібно ввести в комірку знак “=”, набрати ім’я функції (можна малими літерами), задати список аргументів у круглих дужках, натиснути Enter. Якщо ім’я функції введено правильно, літери автоматично перетворяться на великі.

2)                 Використання діалогового вікна Вставка функции.

Застосування діалогового вікна Вставка функции значно спрощує процес введення функції у формулу. Це діалогове вікно допомагає вибрати потрібну функцію і правильно задати її аргументи.

Щоб ввести функцію, потрібно виконати такі дії:

1.                 Виокремити комірку, куди потрібно ввести функцію.

2.                 Вибрати команду Вставка/Функция (або натиснути кнопку Вставка функции на стандартній панелі інструментів). Відкриється діалогове вікно Вставка функции.

3.                 В розкривному списку вибрати потрібну категорію, після цього в полі Выберите функцию з’являться функції, з яких треба вибрати потрібну.

4.                 Після вибору функції з’явиться діалогове вікно Аргументы функции. У відповідних полях цього вікна за потрібно задати аргументи функції, ввівши їх адреси вручну або виділивши мишею.

5.                 Після задання всіх аргументів потрібно натиснути кнопку ОК, діалогове вікно зникне, а в клітинці з’явиться результат обчислення функції.

3)     Використання розкривного списку Функции

Як тільки в комірку ввести знак “=”, кнопка розкривного списку Имя в рядку формул автоматично замінюється кнопкою розкривного списку Функции. Список Функции місить перелік з 10 функцій, що використовувались останніми. Якщо клацнути на будь-якій функції з цього списку, її буде введено в комірку, а на екрані з’явиться діалогове вікно Аргументы функции, де можна задати аргументи цієї функції.

В Ехсеl функції поділяються по категоріях: математичні, текстові, логічні, фінансові, для роботи з датою та часом та ін.

Математичні функції

У цій категорії представлені функції для обчислення суми і добутку чисел, квадратного кореня, степеня, факторіала числа, функції округлення значень, тригонометричні, логарифмічні та інші функції, призначені для розв’язання простих і складних математичних задач.

Функція SUM

Найбільш поширеною математичною функцією є функція SUM, призначена для підсумовування чисел. Вона може мати від 1 до 30 аргументів, таких як числа, формули або адреси комірок чи діапазонів, що містять числові значення.

Якщо треба просумувати всі значення рядка 4, треба ввести формулу =SUM (4:4), щоб просумувати всі значення стовпця С, слід ввести формулу =SUM (С:С).

На стандартній панелі інструментів є кнопка Автосумма, яка підсумовує значення з комірок вказаного діапазону. Для автоматичного підсумовування значень потрібно розмітити табличний курсор у клітинці під діапазоном, комірок, що треба підсумувати, клацнути на кнопці Автосумма, виділити мишею рамкою діапазон підсумовування, натиснути Enter.

Кнопка Автосумма дозволяє також помістити в комірку функцію підрахунку середнього значення, кількості чисел в діапазоні, обчислення найбільшого та найменшого значень. Вибрати ці функції можна  в розкривному списку кнопки Автосумма.

Використання логічних функцій.

Розгалуження в ЕТ реалізовують за допомогою функції ЯКЩО, яка використовується у формулах і має таку структуру:

Якщо (<логічний вираз>;<вираз 1> ; <вираз 2>).

Логічний вираз – це форма запису умови: простої або складеної.

Якщо умова істинна, то функція набуває значення першого виразу, інакше – другого.

Вираз 1 чи вираз 2 також може бути функцією ЯКЩО – так утворюють вкладені розгалуження. Часто виразом 1 чи виразом 2 є лише адреса клітинки, яка містить деяке значення або конкретне число.

Прості умови записують як в алгоритмічних мовах – за допомогою операцій порівняння =, >, <, <=, >=, <>, визначених над виразами, наприклад 7>5, A5<=50 тощо.

Складні умови записують за допомогою логічних функцій І(<умова 1>;<умова 2>;…) та АБО(<умова 1>;<умова 2>;…).

Функція І (И, AND) істинна, якщо всі умови в її списку істинні.

Функція АБО (ИЛИ, OR) істинна, якщо хоч би одна умова в її списку істинна.

Наприклад, функція ЯКЩО (АБО (5>7; 5<7); 5; 7) отримує значення 5, а функція ЯКЩО(І(5>7; 5<7); 5; 7)– значення 7.

Якщо користувач не пам’ятає вигляду функції, він може вставити її у вираз за допомогою майстра функцій, який викликається командою Вставити → Функція. У цьому випадку потрібно вибрати назву функції з запропонованого списку (крок 1) і заповнити поля значеннями параметрів (крок 2).

Працюючи з програмою, потрібно користуватися російськими (ЕСЛИ, И, ИЛИ) або англійськими (IF, AND, OR) назвами логічних функцій.