Поняття електронної таблиці. Форматування даних

Перші комп’ютери створювались для виконання математичних розрахунків. Незважаючи  на те, що сфера використання комп’ютерів згодом значно розширилася, задачі, пов’язані з виконанням математичних розрахунків, залишаються однією з найважливіших областей застосування комп’ютерів. Створено спеціальні програми, що забезпечують швидке й надійне виконання розрахунків, - електронні таблиці.

Електронна таблиця – це програма для обробки даних поданих у вигляді таблиці.

Електронна таблиця (ЕТ) – це програма, призначена для опрацювання даних, наведених у вигляді таблиці бухгалтерського, економічного чи статистичного характеру, а також для автоматизації математичних обчислень.

Назва цих програм пов’язана з тим, що користувач працює з таблицею, яка зберігається в пам’яті комп’ютера, - електронною таблицею. Так само, як і звичайна таблиця, вона складається з комірок, що утворюють рядки і стовпці. Стовпці таблиці позначені буквами (A,B,C,…,Z,AA,AB,…,AZ,BA,…), а рядки цифрами (1,2,…). Стовпців може бути до 256, а рядків до 65536. Клітинка електронної таблиці – основний елемент електронної таблиці. Кожна клітинка має власне ім’я (адресу). В клітинці може бути інформація одного з типів: текст, число, формула.

Заповнені клітинки утворюють робочу таблицю. Робоча таблиця міститься на робочій сторінці (аркуші). Сторінка має назву, наприклад, Лист 1, яка відображена на бірці внизу екрана. Декілька робочих сторінок утворюють робочу книжку. Книжка зберігається у файлі з розширенням .xls. Сучасні ЕТ дозволяють працювати з великою кількістю – мільйонами – клітин і обробляти дуже великі об’єми інформації. Через це їх також називають табличними процесорами.

Частина комірок таблиці знаходиться перед користувачем на екрані дисплея. У клітинки користувач вводить дані трьох основних типів: числа, тексти, дати, а також формули для дій з даними. Текстові дані використовують, зокрема, для оформлення назв таблиць і назв рядків та стовпців даних.

Електронна таблиця дозволяє сортувати рядки у визначеному користувачем порядку, будувати графіки і діаграми за даними таблиці, друкувати на папері всю таблицю або її частину, зберігати  таблицю з графіками та діаграмами на диску для подальшого використання.

 Найчастіше вони застосовуються у фінансовій діяльності для автоматизації банківських і бухгалтерських розрахунків.

Перша електронна таблиця виникла в 1979р. Її розробили двоє випускників Массачусетського технологічного інституту Ден Бриклін і Боб Фребстон. Вона називалась VisiCalc. Згодом з’явилась електронна таблиця Lotus 1-2-3, що поєднувала в собi найкращі якості системи VisiCalc з графічними можливостями і засобами пошуку інформації. Останніми роками найбільш використовуваними є потужні електронні таблиці SuperCalc різних версій, Excel, Quattro тощо.

Призначення електронних таблиць:

·                    Розрахунок використання грошових засобів в фінансових операціях

·                    Статистична обробка даних

·                    Інженерні розрахунки

·                    Математичне моделювання даних,

Основні функції ЕТ:

q  Обчислення з участю даних, які находяться в клітинках таблиці

q  Графічне відображення числової інформації (побудова графіків, діаграм)

q  Відображення даних на географічних картах

q  Обробка рядків і стовпчиків таблиці як бази даних (пошук інформації)

q  Аналіз даних на основі таблиць

q  Прогнозування даних за допомогою аналізу (що-якщо)

q  Статистичний аналіз даних.

 

Однією з найзручніших електронних таблиць є програма Microsoft Ехсеl.

Елементи інтерфейсу

•                     Рядок формул – це панель у верхній частині вікна Excel, що використовується для введення і редагування змісту комірки. Змістом комірки може бути як постійне значення, так і формула.

•                     Поле імені – це текстове поле ліворуч від рядка формул, у якому відображається ім'я виділеної комірки або елемент діаграми. У цьому полі можна швидко перевизначити ім'я комірки.

•                     Робоча частина аркуша – це графічне зображення електронних таблиць. Робоча частина складається з комірок і заголовків рядків і стовпців.

•                     Вкладки аркушів – елементи, розташовані в нижній частині вікна. Клацання по будь-якій з вкладок відкриває відповідний аркуш робочої книги.

•                     Межа вкладок аркушів - вертикальна риска праворуч від вкладок аркушів, що визначає розмір ділянки вкладок. Потягнувши за цю межу, можна змінити розмір ділянки вкладок.

Кожний документ у Excel називається робочою книгою. Книга в Excel є файлом, призначеним для збереження й обробки даних. Робоча книга складається з пронумерованих аркушів (Лист1, Лист2 тощо), розмічених сіткою ліній. Імена аркушів відображаються на вкладках (ярличках) у нижній частині вікна книги над рядком стану. Аркуш, що у даний момент відкритий у вікні Excel, називається активним. Робочий аркуш являє собою сукупність рядків і стовпців, які, у свою чергу і складаються з комірок. Комірка - це мінімальний елемент електронної таблиці. Комірка має адресу, яка складається з імені стовпця і імені рядка, на перехресті яких розташована дана комірка.

Внесення даних

Для введення інформації потрібно клацнути по комірці мишею. Комірку при цьому буде виділена, тобто обведена жирною рамкою, а в правому нижньому куті рамки з'явиться маленький квадратик - маркер заповнення. Виділена комірка називається поточною або активною. Заголовки рядка і стовпця, на перехресті якій розташована активна комірка, виділяються напівжирним шрифтом. Адреса поточної комірки відображається в полі імені.

Чимало операцій в Excel можна виконувати не тільки над окремими, а й над багатьма комірками. До таких операцій належать копіювання і переміщення даних, форматування комірок, обробка даних різних комірок чи однією формулою (наприклад, додавання або знаходження максимального значення).

Сукупність комірок електронної таблиці називається діапазоном. Найчастіше на практиці доводиться працювати з прямокутними діапазонами. Щоб активізувати прямокутний діапазон, треба клацнути лівою кнопкою миші по будь-якій кутовій комірці діапазону і, не відпускаючи кнопки, протягнути покажчик до іншої кутової комірки, розташованої по діагоналі прямокутника. Виділений прямокутний діапазон буде обведений жирною рамкою, що містить маркер заповнення.

Для введення безпосередньо до комірки треба клацнути по потрібній комірці мишею і почати введення з клавіатури. Після завершення введення натиснути клавішу Enter або клавішу керування курсором (або клацнути мишею поза активною коміркою).

Для введення в рядок формул треба клацнути мишею по потрібній комірці, а потім клацнути у текстовому полі по рядку формул. Набрати необхідні дані і натиснути клавішу Enter.

Якщо зроблено помилковий запис, але курсор ще залишається в активній комірці або у рядку формул, то можна просто натиснути клавішу Esc. Якщо ж введення даних до комірки вже завершено (клавіша Enter була натиснута), то для очищення комірки треба виділити її і натиснути клавішу Delete. При введенні даних Excel автоматично розпізнає числа, текст, дати, логічні значення тощо. Всі ці типи значень записуються в комірках Excel згідно з певними правилами, які визначаються форматом даних.

Вставка рядків і стовпців

Для вставки одного рядка виділити будь-яку комірку у рядку, над якою потрібно вставити новий рядок,  виконати команду Вставка/Строки..

Щоб вставити один стовпець, треба клацнути по комірці в стовпці, ліворуч від якого має бути новий стовпець, і виконайте команду Вставка/Столбцы. Для вставки декількох стовпців виділити ті, праворуч від яких потрібно розмістити нові стовпці. Кількість виділених стовпців має збігатися з кількістю тих, що вставляються.

Можлива вставка не тільки рядків і стовпців, а й вставка порожніх комірок. Це виконується командою Вставка/Ячейки.

Видалення рядків, стовпців і комірок

Щоб видалити рядок (рядки) або стовпець (стовпці), виділити об'єкти, що вилучаються, і вибрати команду меню Правка/Удалить. При видаленні рядків звільнене місце заповнюється рядками, розташованими нижче, а при видаленні стовпців на їхнє місце зміщуються стовпці з правого боку.

Для видалення комірки слід виконати команду Правка/Удалить й у діалозі, що з'явиться, зазначити за допомогою перемикачів напрямок переміщення сусідніх комірок, які заповнять звільнене місце.

Автозаповнення

Істотно спростити введення даних до електронної таблиці можна за допомогою засобу автозаповнення, що забезпечує заповнення комірок даними з визначених послідовностей, передбачених в Ехсеl. Такими послідовностями є, зокрема, дні тижня, назви місяців, прогресії. Для заповнення комірок в такий спосіб треба навести покажчик миші на маркер заповнення комірки і протягти маркер до потрібної комірки. При перетяганні відбувається виділення діапазону комірок, в яких з’являються відповідні записи. Утримуючи Ctrl при перетяганні, можна заповнити комірку послідовностями.

Типи даних і їх представлення

В комірки робочого аркуша можна вводити дані різних типів. Кожен з цих типів програма Excel відображає і обробляє по-різному.

Введення текстових даних

Текст в Excel – це будь-яка комбінація символів: літер, цифр, пробілів, знаків пунктуації тощо.

Щоб побачити на екрані вміст комірки цілком, треба розширити відповідний стовпець, двічі клацнувши на правій межі заголовка стовпця. Відмінна риса текстових даних – їх автоматичне вирівнювання до лівого краю комірок.

Введення числових значень

Числові значення в Excel можуть складатися з цифр від  0 до 0 і спеціальних символів: знаків “+”, “-”, “/”, “%”, десяткової коми, пробілу, круглих дужок та символів різних грошових одиниць, а також датою та часом.

Число, введене в комірку, автоматично вирівнюється по правій стороні.

Якщо треба ввести від’ємне число, його слід помістити в круглі дужки, або позначити знаком “-”. Якщо перед числовим значенням ввести символ апострофа, програма буде сприймати його як текст.

Введення дати і часу

Програма Excel обробляє значення дати і часу в електронній таблиці як числа, а не текст. Це дозволяє використовувати значення дати і часу як аргументи для формул, що було б неможливо, якби вони були текстом.

Найпоширеніші формати дат:  ДД-ММ-РР, ДД/ММ/РР, ДД.ММ.РР, ДД.ММ.РРРР (наприклад, 11-07-78, 13/12/56, 15.02.80, 10.02.2006); формати часу: ГГ:ХХ, ГГ:ХХ:СС (наприклад, 12:24, 10:14:55)

Щоб уникнути помилок, краще номер року вказувати повністю. В одній клітинці можна комбінувати значення дати і часу. При цьому спочатку вводиться дата в одному з дозволених форматів, потім пробіл і час, наприклад, 18.09.2005 15:28.